Facturation VO
Logiciel de facturation automobile : du bon de commande à la facture
Seven fait passer chaque vente de véhicule du bon de commande à la facture, avec la reprise, l’acompte, les règlements et les avoirs, sans ressaisir le véhicule ni le client.
- Depuis 2008 éditeur de logiciels automobiles
- 700 clients actifs
En bref
Un logiciel de facturation automobile crée les bons de commande et les factures de vos ventes de véhicules à partir de la fiche du VO et du client. Dans Seven, le bon de commande se remplit en quelques étapes, l’acompte et les règlements se suivent facture par facture, et une facture validée ne se modifie plus. Les formules vont de 59 à 119 € HT/mois en paiement annuel.
Ce que doit faire un logiciel de facturation automobile
Une vente de véhicule d’occasion ne se facture pas comme une prestation. Le véhicule a un numéro de série, un kilométrage et une date de mise en circulation qui doivent figurer sur le document. Il est souvent vendu sous le régime de la TVA sur marge. La vente s’accompagne fréquemment d’une reprise, d’un acompte et de documents de cession.
Un outil de facturation généraliste oblige à ressaisir ces informations et à suivre l’acompte à part. Un logiciel de facturation automobile part de la fiche du véhicule et du client, et garde le lien entre le bon de commande, la facture, les règlements et le livre de police. Il doit permettre de :
- préparer un bon de commande avec la reprise et l’acompte ;
- créer la facture du véhicule depuis ce bon de commande, sans ressaisie ;
- suivre les règlements et ce qu’il reste à encaisser ;
- corriger une facture par un avoir plutôt qu’en la modifiant ;
- transmettre les écritures au comptable.
Du bon de commande à la facture, dans Seven
- Client Particulier, professionnel ou marchand, avec un co-titulaire si besoin. Une fiche client existante se reprend en un clic.
- Informations Date, vendeur, conditions générales de vente au choix, date limite de paiement.
- Véhicule et reprise Le véhicule vendu, et le véhicule repris s’il y en a un, avec son montant.
- Prestations La garantie choisie dans votre liste, vos forfaits et vos prestations, avec leurs remises.
- Livraison Date, heure et lieu de livraison, note au client. Seven envoie au client un e-mail de rappel la veille de la livraison.
- Facture La facture du véhicule se crée depuis le bon de commande, avec le même client et le même véhicule.
Le bon de commande se télécharge en PDF, s’envoie par e-mail et se signe électroniquement avec Sign7 si vous avez le Pack Diamant. En multi-site, une dernière étape choisit l’en-tête de société imprimé sur le document.
Acompte, règlements et avoirs
L’acompte
Vous notez le montant de l’acompte, s’il est à verser ou versé, et sa date. Une fois l’acompte encaissé, Seven édite la facture d’acompte. Le tableau des bons de commande affiche les acomptes reçus et ceux qui restent à encaisser.
Les règlements
Chaque règlement garde son mode, la banque du client et la vôtre, sa date d’encaissement et son échéance. Un même paiement peut se répartir sur plusieurs factures d’un client. L’export « règlements et acomptes » prépare votre rapprochement.
Les avoirs
Une erreur sur une facture validée se corrige par un avoir. Sur une facture de véhicule, l’avoir peut remettre le véhicule en stock pour une nouvelle vente.
Pro forma et facture provisoire avant la facture définitive
La facture pro forma se crée depuis la fiche du véhicule, avec ou sans bon de commande. Seven remplit la ligne du véhicule : marque, modèle, finition, version, puissance, énergie, numéro de série, date de mise en circulation, kilométrage garanti ou non, immatriculation et garantie. Une nouvelle pro forma sans bon de commande remplace la précédente, pour qu’il n’en reste qu’une par véhicule. La pro forma est incluse dès la formule Infinite.
La facture provisoire sert à préparer une facture que vous pourrez encore corriger. Elle se crée depuis la fiche du véhicule, depuis un devis ou un ordre de réparation, ou en dupliquant une facture de prestation. Le bouton « Valider la facture définitive » vous demande la date de la facture, sa date d’échéance et les conditions générales de vente, puis lui attribue son numéro officiel. La facture provisoire est incluse dès la formule Gold.
Des factures numérotées et figées une fois validées
Chaque type de document a son préfixe et son compteur : factures, avoirs, pro forma, factures provisoires, devis, ordres de réparation, bons de commande et règlements. Vous choisissez un compteur unique, ou deux compteurs séparés pour les factures de véhicules et les factures de prestations.
Une facture définitive ne se modifie plus après sa validation, et l’export comptable la fige à son tour. Les listes de factures et de bons de commande se filtrent par dates, vendeur, société ou site et client, et s’exportent en PDF, CSV ou XLSX. Le téléchargement groupé réunit les factures cochées dans un seul PDF.
Le numéro de police du véhicule figure dans les références de la facture et du bon de commande, ce qui relie la vente au livre de police numérique. Pour le calcul de la TVA sur marge, consultez notre calculateur de TVA sur marge.
Ce que la formule Platinum ajoute à la facturation
Plusieurs véhicules sur un bon de commande
Vous cochez plusieurs véhicules dans le stock et créez un seul bon de commande, avec leurs reprises, puis la facture correspondante.
Facture mensuelle automatique
Une facture peut se répéter de 3 à 60 mois. Seven crée la facture de chaque échéance et peut l’envoyer au client par e-mail, avec son PDF. Une fenêtre suit les mensualités émises et restantes.
Types d’activité de facture
Vous classez vos factures par activité, par exemple vente, atelier ou location. Les statistiques de prestations se ventilent selon ces types.
Relances groupées et envoi à plusieurs destinataires
Vous relancez plusieurs factures en une fois, chacune avec son PDF. À l’envoi d’une facture, vous ajoutez des destinataires et des pièces jointes.
Cession interne et forfaits
La cession interne facture en interne les travaux faits sur un véhicule de votre stock. Vous cochez la case sur la facture : son montant s’inscrit en frais sur le véhicule, et l’avoir correspondant le retire. Dans l’export comptable, ces lignes vont sur le compte de la prestation « Cession interne ».
Les forfaits et tarifs enregistrés évitent de ressaisir vos prestations. Ils se classent en main-d’œuvre, pièces, divers, forfaits unitaires et forfaits détaillés, avec leurs prix d’achat et de vente. Un forfait détaillé regroupe plusieurs lignes, et vous pouvez en masquer le détail sur le document. Cession interne et forfaits sont inclus dès la formule Gold.
Quelle formule pour facturer vos ventes de véhicules ?
Chaque formule reprend la précédente. Les prix s’entendent en paiement annuel.
| Fonction | Gold 59 € HT/mois | Infinite 79 € HT/mois | Platinum 119 € HT/mois |
|---|---|---|---|
| Bons de commande, factures, avoirs, règlements | Oui | Oui | Oui |
| Facture provisoire, forfaits, cession interne | Oui | Oui | Oui |
| Transfert en comptabilité | Oui | Oui | Oui |
| Facture pro forma | Non | Oui | Oui |
| Relance d’une facture | Non | Oui | Oui |
| Bon de commande et facture multivéhicule | Non | Non | Oui |
| Facture mensuelle automatique | Non | Non | Oui |
| Types d’activité de facture | Non | Non | Oui |
| Relances groupées, envoi à plusieurs destinataires | Non | Non | Oui |
Le détail de toutes les offres figure sur la page tarifs du logiciel Seven. Le paramétrage standard et la prise en main sont offerts avec chaque formule.
Questions fréquentes
Une autre question ? Écrivez-nous ou appelez le 09 72 66 91 06, du lundi au samedi.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation automobile ?
C’est un logiciel qui crée les bons de commande, les factures, les avoirs et les règlements de vos ventes de véhicules à partir de la fiche du véhicule et du client. Seven garde le lien entre le bon de commande, la facture, les règlements, le livre de police et l’export comptable, dans un logiciel full web.
Comment gérer l’acompte d’un client dans Seven ?
Vous saisissez l’acompte sur le bon de commande, avec son montant, son état (à verser ou versé) et sa date. Une fois l’acompte encaissé, Seven édite la facture d’acompte. Le tableau des bons de commande indique les acomptes reçus et ceux qui restent à encaisser.
Peut-on modifier une facture après sa validation ?
Non. Une facture définitive ne se modifie plus après sa validation, ni après son export en comptabilité. Pour la corriger, vous créez un avoir. La facture provisoire, elle, reste modifiable jusqu’à ce que vous la validiez.
Peut-on vendre plusieurs véhicules sur une même facture ?
Oui, avec la formule Platinum. Vous cochez les véhicules dans le stock, créez un seul bon de commande pour tous, avec leurs reprises, puis la facture correspondante.
Combien coûte le logiciel de facturation Seven ?
La facturation fait partie du logiciel VO Seven. En paiement annuel, Gold coûte 59 € HT/mois, Infinite 79 € HT/mois et Platinum 119 € HT/mois. En paiement mensuel, comptez 74, 99 ou 149 € HT/mois. Le paramétrage standard et la prise en main sont offerts.
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