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Nouvelles réglementations: Comment améliorer la gestion flotte auto ?

Nouvelles réglementations: Comment améliorer la gestion flotte auto ? Avez-vous entendu parler du plan “France Relance” ? Dans le cadre de la mobilité verte, le plan “France Relance” a été mis en place par le gouvernement afin de soutenir les efforts des flottes automobiles vers une circulation plus verte. Bonus écologique, prime à la conversion… Le logiciel gestion flotte automobile doit donc prendre en considération ces nouvelles mesures qui vous permettent d’optimiser votre flotte. Mais alors, quelles sont les bonnes pratiques pour optimiser la gestion de votre flotte ? Qu’est-ce que la gestion de flotte, aussi dit « fleet management » ? Une flotte automobile peut être définie comme l’ensemble des moyens de transport possédés par une entreprise. La gestion de flottes concerne différents points : acquisition de véhicules (achat ou location) entretien de ces véhicules (pneumatique, réparation, lavage…) assurances gestion des conducteurs gestion des incidents Le gestionnaire de flotte est un poste à part entière au sein d’une entreprise. Il doit se tenir au courant des tendances, des nouvelles technologies, numériser ses outils… Il doit également raisonner en fonction de la trésorerie de l’entreprise et se confronte à plusieurs enjeux comme la maîtrise des coûts, la sécurité des collaborateurs, l’image, la communication externe et le développement durable. Les outils du gestionnaire de flottes Pour gérer parfaitement sa flotte selon les nouvelles réglementations, il existe quelques outils indispensables à ne pas manquer : Un calendrier de transition énergétique, pour convertir sa flotte automobile en douceur et anticiper la transition énergétique qui ne sera plus un choix dans quelques années Une base de données de vos véhicules afin de savoir quand les renouveler et les remplacer par un véhicule électrique qui répondent aux critères de candidature à la vignette Crit’Air des ZFE. Cela améliore votre marque employeur Un audit interne qui collecte les données de votre flotte, les différents postes de dépense de votre entreprise, les entretiens des collaborateurs… pour faire le point et optimiser au mieux la gestion de votre flotte Un plan d’optimisation des coûts pour calculer le TCO (total cost of ownership) Une politique d’attribution et d’utilisation des véhicules propres à vos équipes, avec pourquoi pas un système de covoiturage ou d’auto-partage Une car policy bien établie, qui couvre les droits et les obligations des collaborateurs de votre entreprise Un outil indispensable pour optimiser la gestion de votre flotte automobile : un logiciel de gestion de parc automobile Utiliser un logiciel de gestion est primordial. Grâce à celui-ci, vous pouvez : suivre en temps réel le calendrier et l’historique des opérations de maintenance effectué sur chacun de vos véhicules planifier des alertes concernant vos véhicules gérer l’attribution des véhicules avoir une visibilité sur la flotte et sur le respect de la car policy suivre et collecter un maximum de données sur vos fournisseurs, collaborateurs…

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Comment fonctionne la carte carburant ?

Comment fonctionne la carte carburant ? Les entreprises utilisent la carte carburant pour faciliter l’achat de carburant de leurs collaborateurs et permettre la rationalisation de la consommation générale de la flotte. Indispensable pour les entreprises de transport, elle est utile pour les collaborateurs en déplacement fréquent. Zoom sur la carte carburant, un outil de première nécessité au quotidien. Une carte carburant, c’est quoi ? Pour régler les frais de carburant lors d’un déplacement, l’employeur offre une carte carburant au collaborateur. Comme une carte de crédit, il faut juste l’insérer dans la machine de paiement, saisir le code PIN, et le tour est joué, la facture réglée. Avec cet outil simple et pratique, le collaborateur même en déplacement n’a pas besoin d’avancer les frais, car la facture est débitée sur le compte de l’employeur. Ce dernier peut aussi en utiliser une pour lui-même. Deux modalités de paiement sont proposées : les cartes prépayées ou post payées. L’employeur peut accéder aux transactions effectuées par ses collaborateurs en temps réel, via l’application internet. Celle-ci fait état d’une facture mensuelle et d’un récapitulatif de tous les paiements effectués. À l’aide de la carte carburant, les notes de frais sont gérées plus facilement et simplement. Idem pour la récupération de la TVA étant donné qu’un récapitulatif spécifique est accessible dans l’application. De plus, elle permet d’obtenir des remises sur les prix d’achat. Le fonctionnement de la carte carburant Première étape, la signature d’une convention entre l’employeur et le réseau de distributeurs. Ce dernier doit offrir une couverture de la zone de déplacements requise par l’activité. Des options et des restrictions d’utilisation peuvent être proposées pour que la carte carburant réponde aux besoins spécifiques de l’entreprise. Chaque carte dispose d’un numéro d’identification unique qui permet le suivi d’utilisation. Une carte peut être assignée à un véhicule spécifique, et pour assurer le contrôle d’utilisation professionnelle, le collaborateur doit parfois saisir l’immatriculation du véhicule et son kilométrage. L’utilisation de la carte carburant et ses limites Il se peut que les achats soient limités à un seul type de carburant. Il ne sera donc pas possible de se procurer du sans plomb s’il s’agit d’un véhicule qui consomme du diesel. Autre exemple de limite, si le collaborateur ne travaille pas les week-ends, l’utilisation de la carte carburante sera limitée aux jours ouvrés. Certaines cartes sont multi enseignes, d’autres ne permettent d’acheter du carburant qu’auprès d’une enseigne spécifique. L’employeur a la possibilité de limiter l’utilisation de la carte à des zones géographiques particulières. Quels autres services peut-on acheter avec une carte carburant ? Lavage de véhicule, l’air pour les pneus, ou encore l’aspirateur, vous pouvez acheter des services autres que le carburant en fonction des options que vous choisissez et de votre activité. Ces services assurent un entretien optimal de la flotte par vos collaborateurs. Autres services, le paiement des péages, l’achat de consommables dans les boutiques distributrices, le paiement des parkings partenaires et parfois même l’achat de nourriture dans les grandes surfaces affiliées. Un avantage à double tranchant La carte carburant est avantageuse aussi bien pour l’employeur que pour ses collaborateurs. Abordable, elle simplifie les processus administratifs et permet d’obtenir un suivi précis de la consommation en carburant des collaborateurs. La carte carburant est un outil indispensable pour rationaliser et gérer les dépenses. Cet outil a toutes les raisons d’être intégré dans la stratégie financière de l’entreprise. Finies les longues notes de frais et les piles de factures pour justifier les dépenses. Le collaborateur peut se déplacer en toute sérénité, et n’a plus besoin d’avancer les frais de déplacement. Cela représente un avantage sûr pour le collaborateur.

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Notes de frais : définition, conditions et remboursement

Notes de frais : définition, conditions et remboursement Une notion quasi inéluctable dans une entreprise, la note de frais permet aux employés ou aux chefs d’entreprise d’avoir le remboursement des frais. Ces derniers sont engagés par les salariés ou par les dirigeants pour améliorer leur activité professionnelle. Étant donné le cas donc, il est important de rester vigilant et la gestion des notes de frais doit être bien réalisée. Et même si ce document est un peu libre dans sa forme, il est obligatoire de respecter quelques procédures fiscales, sociales et comptables. L’agence Legalstart pourra vous donner plus d’informations sur ce que c’est une note de frais. C’est quoi exactement une note de frais ? Comme il est déjà mentionné précédemment, la note de frais s’agit d’un document réalisé par le salarié ou le dirigeant d’entreprise. Il présente les dépenses liées aux besoins exigés par une activité professionnelle. Ainsi, l’objectif principal de cette note est d’obtenir la rétribution. Prenons le cas d’une note de frais « frais de déplacement professionnel ». Ceci comprend plus précisément la note de frais en km, le frais de restaurant et d’hébergement. Le frais d’abonnement ainsi que celui de télétravail peuvent faire partie de cette note de frais. Les autos entrepreneurs et les bénévoles font partie des concernées ? Selon la loi de 1901 relatives aux notes de frais et d’association, le remboursement des notes de frais des bénévoles est possible. Mais il faut faire attention pour que ces remboursements ne deviennent pas un acquittement d’un salaire déguisé. Le mieux c’est de respecter les barèmes de l’administration fiscale en tenant compte des coordonnées de bénévoles et le prix TVA. En ce qui concerne la note de frais destinée aux entrepreneurs, sachez que leurs frais professionnels ne peuvent pas être remboursés. Cette situation est causée par le fait qu’ils bénéficient déjà d’un abattement forfaitaire. Ce dernier est appliqué immédiatement sur leur capital, peu importe le montant réel de leurs charges. En général, l’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise permet d’échapper à la gestion de ces notes de frais. Un formalisme spécial pour une note de frais : c’est possible ? D’après la loi relative à l’établissement des notes de frais, il n’y a aucun formalisme spécial pour cela. Autrement dit, chaque société est libre de mettre en place le modèle de note de frais correspondant à ses besoins. Vous pouvez même vous servir d’un exemple d’une note de frais comme le tableau Excel, etc. Par contre, la note de frais doit contenir des informations plus détaillées : La date de caution de la dépense ; Nom de l’employé en question ; Description de la mission ; L’endroit destiné pour le déplacement ; Descriptif des frais par classes tels que le repas, le logis, etc. Les coûts engagés L’indice de la TVA ; Les factures et les autres justificatifs. Que faire pour bien qualifier les notes de frais des employés ? La qualification des notes de frais des salariés se réalise à toutes les fins du mois. Cela se fait donc en même temps que le paiement du salaire des employés. D’ailleurs, la loi n’exige aucun délai pour le traitement de ces notes, mais il faut tout simplement que l’entreprise respecte un délai raisonnable. L’employé a la possibilité de solliciter une avance à son employeur si ce délai se justifie trop longtemps. Seulement, il est préférable d’utiliser cette avance lorsqu’il y a une dépense importante. Il se peut donc que les notes de frais représentent une somme importante pour l’entreprise. En effet, la mise en place d’un système de vérification de ces notes s’avère importante. Elle vous permet en quelque sorte de bénéficier d’un gain de temps important et du processus de contrôle et de validation facile. Remboursement des notes de frais : quelles sont les règles à suivre ? Pour que la note de frais soit validée, il existe notamment des conditions à respecter. Les dépenses devront être équilibrées et destinées aux besoins de l’activité de la société. Par la suite, la société pourra faire le choix entre le barème forfaitaire et le paiement des frais réels. Quel que soit le poste ou la catégorie professionnelle, le montant pour tous les employés restera dans ce cas-là identique. Voici maintenant les règles relatives à chaque type de frais : Restaurant : pour cela, il est obligatoire d’accompagner la note des frais par celle du restaurant. Mais, il faut mentionner la date, la somme et leurs noms suivis de ses qualités doivent être affichés au dos. À part le repas d’affaires, les frais du restaurant sont entre autres des avantages en nature. L’entreprise doit aussi minimiser le nombre de repas à payer et en déduire du solde des Tickets-restaurant du salarié. Par ailleurs, un modèle de note de frais du restaurant existe chez nous. Indemnités kilométriques : la note de frais kilométriques peut être remboursée par les frais réels ou le forfaitaire. Seulement, il faut tout simplement que vous utilisiez le barème de l’administration fiscale. Celui-ci permet d’acquitter les dépenses engagées par un véhicule comme le carburant, l’entretien, l’usure et l’assurance. L’employé doit donc mentionner sur sa note de frais tous les renseignements concernant l’utilisation du véhicule. Ce sont la raison, les lieux du déplacement, le nombre de km réalisés, le montant des péages, les chevaux fiscaux. Toutes ces actions mentionnées en haut doivent être toujours suivies d’un certificat d’immatriculation. Hébergement : si le salarié ne regagne pas son domicile à cause de l’éloignement de sa maison, il bénéficiera d’un remboursement des frais d’hébergement. Cela peut être aussi à l’origine de la faible desserte par le transport en commun. Si c’est le cas, il aura toujours une indemnité d’hébergement remboursée par l’entreprise. Mais pour les autres types de frais, il est obligatoire de les facturer. Il ne faut pas oublier que ces notes doivent être toujours suivies de justifications. Cependant, l’employé peut procéder à un certificat sur l’honneur pour pouvoir profiter d’une note de frais qui serait manquée. Les notes de frais : comment les gérer ? Étant donné le cas, il est indispensable de bien gérer les notes

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Ce qu’il faut savoir sur la contravention de voiture

Ce qu’il faut savoir sur la contravention de voiture Il faut noter que la contravention correspond aux violations, mais qui ne sont pas plus graves que les crimes. C’est dans le cadre de la conduite d’une voiture qu’on invoque la contravention, car il peut s’agir d’une amende ou de retrait de points. Prenons l’exemple d’un stationnement qui ne respecte pas les consignes, les excès de vitesse ou le manque d’équipement sur un véhicule. Quel est le moyen de paiement pour une contravention ? On peut classer la contravention en 5 catégories bien distinctes : la première catégorie comporte les contraventions qui ne sont pas graves alors que la cinquième catégorie est composée de celles qui sont plus graves. Pour ce qui du montant, le prix varie selon la classification de la catégorie, ce qui se situe entre 35 et 135 euros avec une perte de points sur le permis dans certains cas. Si le conducteur se classe dans la catégorie 5, il risque d’avoir un retrait de 6 points sur son permis de conduire. En plus, une contravention par courrier sera remise à l’adresse mentionnée sur votre carte grise du véhicule. Voici les options pour payer la contravention : Directement sur place : se rendre dans un guichet auprès d’un centre des finances publiques. Payer la contravention par chèque, par carte bancaire ou en espèces (un montant de 300 euros maximum pour le troisième choix) ; Voie postale : envoyer une carte de paiement pour la contravention avec le chèque à l’ordre du Trésor public ou de la direction générale des finances publiques ; Timbre dématérialisé : auprès des débitants de tabac agréé avec un paiement électronique pour les amendes ; Télépaiement : envoyer la référence sur la carte de paiement sur le site du gouvernement pour payer les amendes ou appeler le serveur local de télépaiement pour amendes. Est-il possible de contester une contravention ? Oui, il est possible de contester une contravention si les motifs sont bien solides. Il se peut que ce ne soit pas le propriétaire qui était au volant du véhicule ou que la voiture ait été volée au moment de l’acte. Pour le délai de la contravention, vous avez un délai de 45 jours pour contester avec une majoration d’un délai de 3 mois. Pour la procédure, vous avez deux options différentes : Le site de l’ANTAI : il s’agit d’une agence nationale qui traite automatiquement les infractions. Sur le site, il y a un onglet dédié pour les contestations. Sur l’onglet, vous devez saisir le numéro, la date de la contravention, le nom et prénom et la plaque d’immatriculation ; Par courrier : il faut envoyer la lettre recommandée avec un avis de réception à l’officier du ministère public. Cette lettre doit contenir un formulaire de requête pour exonération avec un avis de contravention. La durée de l’obtention d’une contravention est-elle longue ? De nos jours, le délai légal pour obtenir la contravention n’est mentionné nulle part. Par ailleurs, le conducteur peut attendre jusqu’à 7 jours pour recevoir la contravention. Lorsqu’il s’agit d’une infraction constatée à partir d’un radar, l’envoi peut s’effectuer en 5 jours. En revanche, pour les radars mobiles, l’attente peut s’étendre de 2 semaines à 1 mois avant d’obtenir la contravention. D’un côté, lorsque l’envoi a été effectué, vous avez un délai de 15 jours pour régler ou contester. À quel moment peut-on avoir qu’on a une contravention ? Pour connaître qu’on a une contravention, on reçoit souvent un procès-verbal par courrier à partir de l’adresse mentionnée sur la carte grise au moment de l’infraction. Si un contrôle a été effectué par les forces de l’ordre quand vous avez commis les faits ou qu’un radar vous a flashé, c’est à partir de ce moment que vous allez attendre la contravention. Cela peut aussi être le cas si vous avez roulé trop vite ou que vous avez grillé un feu rouge. Le PV que vous avez reçu vous donne toutes les informations sur l’infraction avec le montant à payer pour l’amende. Il se peut aussi que vos points soient retirés en cas de fautes graves. D’un côté, le responsable peut recevoir un email si vous avez communiqué votre adresse aux policiers lors de votre interpellation. Dans certains cas, une autre personne a le droit de vous désigner comme auteur des fautes s’il s’agit d’une location de voiture ou autre. Pour ce qui est des contraventions à partir d’un flash de radar, l’envoi de la photographie n’est pas automatique, c’est au responsable d’effectuer une demande. Dans le cas où vous ne recevez aucun courrier ou d’email, l’utilisation de l’ANTAI est tout à fait possible pour vérifier votre dossier. Sur le site, vous pouvez obtenir les détails de votre infraction : date, nature, coût, délai pour régler les amendes et nombre de points retirés si tel est le cas. Dans le cas où vous aviez commis une infraction alors qu’aucun PV n’est reçu, vous pouvez utiliser le site d’ANTAI pour voir si votre dossier y figure. Toutes les démarches sont possibles en ligne, il suffit de respecter les délais pour ne pas obtenir des majorations plus graves que la normale.

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Qui doit payer les amendes de vos employés ?

Qui doit payer les amendes de vos employés ? Sur 21 millions d’amendes pour non-respect des limitations de vitesse, 15% sont imputables aux flottes d’entreprise. La vitesse étant la seconde cause de mortalité sur les routes, il est important de sensibiliser ses salariés sur l’importance de respecter les limitations de vitesse sur les routes. Les membres du CNSR (Conseil National de la Sécurité Routière) ont décidé d’agir, car l’identification des salariés amendés au volant s’avère relativement compliquée. Découvrez les nouvelles réglementations et comment gérer les amendes de vos employés. Les actions mises en place par le CNSR Jusqu’à aujourd’hui, lorsqu’une voiture d’entreprise était flashée à un radar, il était presque impossible d’identifier le conducteur. Ainsi, les entreprises payaient les amendes. Jusqu’à maintenant, les salariés ne payaient pas et ne perdaient donc pas de points. Cependant, ce privilège peut être amené à disparaître, car il encourage les excès de vitesse et la laxité sur les routes quant aux règles établies. Parce que les entreprises ne sont pas obligées de dénoncer le salarié responsable, elles ne le font pas souvent. L’idée du CNSR est d’agir afin de faire en sorte que les entreprises soient encouragées à dénoncer les salariés responsables, afin que tout le monde respecte les règles et conduise en toute sécurité. Des registres pourraient être tenus concernant les salariés au volant, ainsi que des radars double faces qui pourraient améliorer l’identification des conducteurs. Identifier les conducteurs, les dénoncer et les pénaliser encouragerait significativement les salariés à respecter les limitations de vitesse, même s’ils ne conduisent pas leur véhicule personnel. Les infractions : un problème pour les entreprises ? Si les infractions réalisées par les salariés sont un problème en termes de sécurité, c’est également un problème pour les entreprises. En effet, si l’entreprise paie l’amende sans broncher, elle avoue avoir commis une faute. La responsabilité pénale du chef d’entreprise peut alors être engagée. Cela peut rapidement entacher une réputation et entraîner des coûts supplémentaires qui pourraient être évités. Un volume d’infraction important et répétitif peut entraîner une désorganisation au sein de certains services, qui peuvent perdre du temps au règlement des pénalisations. A long terme, ces problèmes peuvent jouer sur la performance de l’entreprise.Dans le cadre d’une politique de flotte automobile, l’utilisation d’un logiciel gestion flotte automobile peut aider à mettre en place et à appliquer des règles strictes pour les conducteurs de véhicules d’entreprise. Ce type de logiciel peut permettre de surveiller les habitudes de conduite des employés, de suivre les itinéraires parcourus et de gérer les autorisations d’utilisation des véhicules. En sensibilisant les conducteurs et en utilisant un logiciel de gestion de flotte automobile, les entreprises peuvent améliorer la sécurité sur la route, réduire les coûts de carburant et d’entretien, et optimiser l’utilisation de leur flotte.

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Nouvelle année, nouvelle réforme pour les flottes

Nouvelle année, nouvelle réforme pour les flottes Depuis le début de l’année 2022, de nombreuses réformes sont mises en place pour les flottes. Découvrez les réformes les plus importantes et les choses à savoir pour gérer votre flotte au quotidien grâce à un logiciel de gestion de parc automobile . Le malus au poids et le malus écologique Après plusieurs aller-retours, le malus au poids est en vigueur depuis le 1er janvier 2022. La loi des finances qui a été adoptée pour janvier prochain prévoit donc un malus pour le poids des véhicules : pour les véhicules neufs de plus de 1 800 kg avec un tarif unitaire fixé à 10 euros par kilo supplémentaire. Seront donc concernés : quelques berlines limousines cabriolets véhicules d’occasion importés d’autres pays La loi des finances prévoit par ailleurs un durcissement du malus écologique. Le malus passe de 133 g de CO2 par km à 128 g de CO2/km. La taxe maximum sera donc quant à elle à 40 000 euros pour les véhicules les plus polluants.À noter : le cumul du malus économique et du malus poids ne devra pas dépasser le montant maximum du malus CO2 de 40 000 pour 2022. Des exonérations sont quant à elles prévues pour les véhicules électriques, hydrogène ou hybride. La TVS change aussi ! En 2022, la TVS concerne toutes les sociétés utilisant des véhicules dans le cadre de leur activité. Cette taxe sur les véhicules de société se divise en deux taxes basées sur : le taux d’émission de CO2 les émissions de polluants atmosphériques Bonne nouvelle, certains véhicules sont exonérés de cette taxe, notamment les véhicules à la vente, à la location, ou les véhicules à usage spécifique comme les auto-écoles et les taxis. Les véhicules électriques émettant moins de 50g/km et les véhicules hybrides émettant moins de 110g/km sont également exonérés de la TVS. Les réformes sont donc lourdes pour les automobilistes, alors que certains se remettent à peine de la crise sanitaire de 2020.

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Factures : quelles sont vos obligations ?

Factures : quelles sont vos obligations ? La facture n’est valable que si elle contient certaines mentions obligatoires. Dans le cas contraire, celui qui l’a délivré peut être frappé d’amende. En fonction de la vente conclue, ce document vous lie par certaines règles et obligations. Définition d’une facture La facture est un document qui sert à prouver une opération commerciale. Il est surtout pris en considération sur le plan juridique. En plus de matérialiser toute démarche financière, la facture constitue une pièce comptable. Elle sert aussi de preuve inhérente à la collecte et la déduction de la TVA sur le prix d’achat. Un document obligatoire dans une transaction financière entre professionnels Lorsque deux professionnels concluent une vente, chacun doit avoir sa propre facture. Le document est édité en deux exemplaires et remis lors de la livraison de la marchandise ou à la fin de l’exécution d’un service. L’acheteur doit exiger sa facture au vendeur. Il arrive que la facturation se fasse dans le cadre d’une vente entre un professionnel et un particulier. Le cas échéant, la délivrance d’une facture n’est exigée que dans les situations suivantes : Lorsque le client réclame sa facture; Lorsque la vente a eu lieu à distance ; Lorsque les livraisons intracommunautaires sont exonérées de TVA. Dans d’autres situations, la remise d’un simple ticket de caisse suffit pour boucler une vente. Il existe des règles qui régissent l’émission de factures dans le cadre des ventes en ligne. Un délai de rétractation, des modalités d’application et des garanties légales sont mentionnés dans la facture. Dans le cas d’une prestation de services effectuée pour un particulier, il faut fournir une facture lorsque : Le coût du service est de 25 euros TTC minimum ; Le client demande une facture ; Des travaux immobiliers sont en cause. La facture est établie en double exemplaire : le client en reçoit l’original. On y retrouve généralement les mentions qui suivent : La date d’émission de la facture ; Les informations concernant l’entreprise (raison sociale, siège, n° Siren…) ; Le nom du client ; Les informations concernant l’exécution de la prestation (date, lieu, nature de la prestation) ; Le décompte détaillé des prestations effectuées ; Le total du montant à payer. La facturation est obligatoire dans certains domaines d’activités. Elle concerne notamment les secteurs suivants : l’hôtellerie et la restauration, la location meublée, la construction de bâtiments, la vente d’équipements de maison, les dépannages par un garage, les services de déménagement, la copropriété, la comptabilité, les prestations sanitaires, les auto-écoles et les prestations topographiques. Lorsqu’un professionnel est assujetti à la TVA et dispose d’un logiciel de caisse pour ses activités, son logiciel de caisse doit avoir un certificat de conformité délivré par son éditeur. Un organisme accrédité est aussi en mesure de délivrer une telle certification de conformité. Cette obligation est valable pour les systèmes de caisses permettant d’enregistrer des paiements dus aux ventes et aux prestations de services réalisées. Si le logiciel de caisse n’a pas obtenu de certificat de conformité, l’utilisateur peut être soumis au paiement d’une amende de 7 500 €. Dès lors que cette non-conformité est constatée par les autorités compétentes, il est obligé de mettre son logiciel ( de gestion d’atelier par exemple) en conformité dans les 60 jours suivants l’amende. Les mentions qui figurent obligatoirement sur une facture La facture ne peut être valable que si elle contient certaines mentions, sous peine de payer une amende. Ces mentions sont notamment : Le numéro de la facture : il s’agit d’un numéro unique qui marque la chronologie des factures fournies par le prestataire et qui distingue celle-ci des autres factures ; La date d’émission de la facture ; Les informations concernant le vendeur et l’acheteur (numéro Siren, dénomination sociale, adresse…) ; L’adresse où la facturation a été faite ; Le numéro que porte le bon de commande ; Le numéro individuel d’identification de TVA appartenant au vendeur ou au prestataire ou celui du représentant fiscal pour les entreprises basées en dehors de l’Union européenne ; La date à laquelle la prestation de services ou la vente a été conclue ; La description des produits ou services consommés (nature et quantité) ; Le coût des services ou produits par unité HT : le total est calculé hors taxes. La valeur des taxes à payer est indiquée dans la facture. Pour toute TVA due, la facture mentionne l’article du code général des impôts qui prévoit l’exonération de TVA. Cette mention peut s’apparenter à la suivante pour les TPE : « Franchise de TVA, art. 293B du CGI ». Les réductions sur les achats effectués s’il y en a (les opérations d’escompte et les réductions différées ne comptent pas) ; La date du règlement de la facture : n’oublions pas les conditions d’escompte applicables si le paiement s’effectue à une date antérieure à celle prévue dans les conditions générales de vente. La facture doit aussi mentionner les éventuelles pénalités et les indemnités exigibles en cas de retard de paiement. Si le cas se présente : Pour une entreprise individuelle, la facture doit comporter la dénomination utilisée pour exercer son activité professionnelle, le nom de son dirigeant et la mention « entreprise individuelle » ou « EI » ; Pour un artisan du bâtiment qui doit souscrire à une assurance décennale, la facture mentionne obligatoirement les références de son contrat, les informations concernant son assuré et son garant et la couverture géographique de son contrat et de sa garantie ; Pour une association agréée ou un centre de gestion agréé, la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en qualité de membre » est obligatoire sur la facture ; La mention « gérant mandataire » ou « locataire-gérant » ; La mention « franchisé » ; La mention « titulaire d’une Cape (Contrat d’appui au projet d’entreprise) suivie de la raison sociale, le siège social et le numéro d’identification de l’entreprise, ainsi que la date d’échéance du contrat ; Si l’entreprise ne pose pas l’une de ces mentions obligatoires sur sa facture, elle risque : Le paiement d’une amende de 15 € par mention manquante ou erronée sur la facture. Le plafond de l’amende est de ¼ du montant de la facture ; Le paiement d’une amende administrative

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Livre de police

Livre de police Qu’est-ce qu’un livre de police ? Un livre de police est une obligation imposée à tout individu exerçant une activité professionnelle qui implique la vente d’objets mobiliers usagés ou obtenus auprès de personnes autres que les fabricants ou celles qui en font le commerce (article 321-7 du Code pénal). Cette obligation a deux principaux objectifs : Lutte contre la fraude fiscale ; Lutte contre le recel d’objets volés. Le logiciel vo Seven vous propose un livre de police conforme et légal. La gestion d’un livre de police À qui incombe cette obligation ? L’article 321-7 du Code pénal s’adresse aux vendeurs d’objets d’occasion. La tenue d’un livre de police est ainsi obligatoire pour les professionnels ayant déclaré au registre du commerce et des sociétés, exercer cette activité. Il s’agit notamment : Des brocanteurs ; Des antiquaires ; Des responsables de dépôt-vente ; Des auto entrepreneurs ; Des commissaires-priseurs (article L. 321-10 du Code de commerce). Que contient un livre de police ? La tenue d’un livre de police doit rigoureusement s’inscrire dans le cadre de la gestion de l’activité, elle doit être effectuée à chaque acquisition. Ce livre ne peut être utilisé sans le paraphe du commissaire de police ou du maire de la commune dans laquelle la personne est établie. Les mentions doivent être indiquées sur des feuilles inamovibles, comportant des numéros écrits à l’encre indélébile, sans blanc, ni abréviation, ni rature. On doit y trouver : La date d’acquisition ; Les coordonnées de la personne ayant vendu, échangé ou mis en dépôt l’objet (noms, prénoms, adresses, qualité) ; Dans le cas des personnes morales, indiquer la dénomination et le siège, ainsi que les informations concernant le représentant ayant effectué l’opération pour le compte de l’institution (noms, prénoms, qualités et domicile) ; La description de l’objet : caractéristiques, nature, origine, signes distinctifs (numéro de série, signature, etc.) ; Le numéro d’ordre assigné à chaque objet ; Le classement ou l’inscription de l’objet à l’inventaire des monuments historiques (si connu par le vendeur). Quelles sont les sanctions rattachées au livre de police ? Les articles 321-7 et 321-8 du Code pénal prévoient une sanction de 6 mois d’emprisonnement et une amende de 30 000 € dans les cas suivants : Absence de registre, et ce même par négligence ou omission ; L’inexactitude des mentions portées sur le livre ; Le refus de présenter le registre au moment du contrôle effectué par les services fiscaux ou les services de police. Une mauvaise gestion du livre de police est qualifiée d’indice d’infraction à la réglementation. La mauvaise tenue n’est pas pour autant une preuve suffisante pour qualifier l’infraction. Pour ce faire, les juges vont devoir établir l’élément intentionnel ou la mauvaise foi du professionnel.

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Tenir son livre de police

Tenir son livre de police Les négociants en automobile d’occasion ont l’obligation de posséder et de tenir un livre de police, électronique ou papier. Il doit être maintenu à jour à chaque transaction, afin de faire apparaître les entrées et sorties des véhicules d’occasion du parc automobile de votre garage. Pourquoi tenir un livre de police ? Le livre de police est une obligation, mais c’est également un moyen d’éviter le recel de véhicules d’occasion et les pièces détachées. Il est soumis à une réglementation très stricte, et doit être présenté à l’inspecteur à chaque contrôle. Si le livre de police est un cahier de police papier, il doit être paraphé par le commissaire de police ou le maire de la ville où se trouve le garage. Les données doivent être rédigées à l’encre indélébile et sans rature ni blanc. Le livre de police garage se conserve 5 ans. Que doit contenir votre livre de police automobile ? Les informations d’entrée du véhicule L’identification du véhicule Le livre de police doit contenir les informations relatives à l’identification du véhicule :Le numéro de VO, appelé aussi numéro de police. Celui-ci doit être affecté à chaque véhicule de façon chronologique, par rapport à la date d’entrée au parc du véhicule La date d’entrée du véhicule sur le parc, qui est différente de la date d’achat du véhicule Description précise du véhicule Cette description doit contenir : marque modèle version couleur kilométrage immatriculation type mine et VIN (numéro de série) pays d’origine du véhicule Les informations du fournisseur Le professionnel doit renseigner les coordonnées complètes de son entreprise et le numéro de SIRET. S’il s’agit d’un particulier, il doit également donner ses coordonnées et son numéro de pièce d’identité. Le montant de l’achat Le montant de l’achat doit être saisi, sans oublier le mode de règlement. Les informations de sortie du véhicule d’occasion Le véhicule d’occasion qui sort de votre garage doit également être entré dans le livre de police. Ces informations ne sont pas obligatoires, mais elles sont fortement conseillées afin de garder une cohérence et une transparence dans la gestion de vos véhicules. Il vous suffit simplement d’indiquer : le client final, s’il s’agit d’un professionnel ou d’un particulier ainsi que ses coordonnées date de sortie la destination : vente, dépôt/vente, restitution prix de vente date de vente Sous quelles formes le livre de police automobile peut-il être tenu ? Votre livre de police peut être tenu de manière manuscrite ou informatique. logiciel gestion atelier ou vo performant et bien pensé, vous gagnez un temps considérable à digitaliser votre livre de police. Il est également plus clair et plus transparent en cas de contrôle, ce qui simplifie grandement les processus! Le livre de police digital, tenu par votre logiciel, est beaucoup plus pratique que le livre de police papier. Cela évite la ressaisie des véhicules, quand bien même il doit y avoir une séquence numérotée chronologique des véhicules et une identification claire par la numérotation des pages. Grâce à votre logiciel de gestion, votre livre de police peut être présenté à tout moment, sous format informatique PDF ou imprimé. Selon Légifrance, pensez cependant à faire une déclaration de votre logiciel à la CNIL en vertu de l’article 23 Loi 78-17 du 16 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Dès réception, la CNIL vous enverra un mail ou un courrier dans lequel vous trouverez votre récipissé. Grâce à cela, vous pourrez commencer à remplir votre livre de police informatique. En résumé, si vous souhaitez gagner du temps, de l’énergie, de la clarté et de l’efficacité, optez pour un logiciel de gestion automobile qui vous aide au quotidien dans le remplissage et la tenue de votre livre de police automobile.

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Ce qu’il faut savoir sur le Marketplace

Ce qu’il faut savoir sur le Marketplace Appelé également « place de marché », la Marketplace s’agit d’une plateforme permettant de relier les acheteurs et les vendeurs en ligne. Marketplace se définit alors comme un site e-commerce multi vendeurs proposant de vendre des produits ou de proposer un service aux internautes. Ainsi, de multiples transactions sont effectuées quotidiennement par le bais de Amazon, eBay, Cdiscount, etc. Seven, spécialisé dans la gestion vo, une entreprise reconnue dans ce domaine, vous montre maintenant le fonctionnement de la marketplace. Le mode de fonctionnement du Marketplace Ce qui n’était pas le cas auparavant, le Marketplace entre actuellement dans le commerce entre sociétés et particuliers. C’est ce qu’on appelle déjà B2C ou Business to Consumer et ce changement se réalise grâce à la démocratisation des sites web. Actuellement, on se concentre de plus en plus sur les Marketplaces et des millions de transactions s’effectuent sur Internet entre particuliers. Le boncoin, par exemple, une des plateformes très connues a profité de la situation. Mais il y a également les conséquences de la crise sanitaire comme la fermeture des points de vente physiques, etc. Cette situation qui a affecté le monde entier a dopé les chiffres d’affaires utilisés dans la Marketplace. La Marketplace signifie canal de distribution et du trafic sur Internet et elle est disponible pour les professionnels et les particuliers. Elle est destinée à tous ceux qui souhaitent vendre leurs produits ou proposer leurs services. Cette plateforme utilise aussi ses fonctionnalités et sa puissance marketing pour plus de ventes possibles. Amazon, Fnac, eBay et Cdiscount sont des Marketplaces qui bénéficient de ce type de situation. Les raisons de choisir les services d’une Marketplace Étant donné le cas donc, la Marketplace apporte de nombreux avantages que ce soit au commerçant ou au client. C’est l’efficience de sa plateforme virtuelle qui lui permet d’offrir ces divers avantages. Des intérêts pour le client Avec la Marketplace, les clients pourront accéder à de nombreux produits et services. En quelques minutes, les clients peuvent acheter des produits provenant de l’étranger, quel que soit leur domicile. Ils peuvent même faire la comparaison des prestations et services grâce aux diverses références. Acheter un produit de qualité et à meilleur prix fait partie de leurs avantages. Des avis des internautes sont d’ailleurs publiés sur Internet pour qu’ils aient le bon choix. La Marketplace est même un seul moyen permettant d’acheter un produit spécifique au meilleur prix. Quel que soit l’endroit où nous habitons, tous les produits sont accessibles grâce aux références proposées. Les clients peuvent ainsi faire une comparaison des articles ou des services et n’ont plus besoin de se déplacer dans des boutiques. Ce qui n’est pas le cas d’avant, le paiement sur la Marketplace est très sécurisé. De plus, la place de marché offre la possibilité de faire quotidiennement des millions d’annonces en toute sécurité. Les avantages pour le vendeur Que vous soyez vendeur de produits ou de services, la Marketplace est une meilleure opportunité. Grâce à la notoriété de Marketplace, les vendeurs pourront tirer le maximum de bénéfices et des clients sont accessibles dans le monde entier. Avec Amazon, par exemple, il est possible de vendre des produits à l’autre bout du monde. Vos produits peuvent être proposés à des millions de clients et au meilleur prix. Certaines Marketplaces comme Amazon ou eBay offrent une livraison à domicile à ses clients. Un service payant par une commission est un grand avantage pour les commerçants. Ils peuvent travailler de plus en plus sur la gestion de leur entreprise sans se soucier trop de leur logistique. Il est alors inutile, pour le vendeur, de disposer une boutique, pour vendre ses produits. Les vendeurs sont de plus en plus attirés par la Marketplace à cause de sa simplicité d’utilisation. Même si les commerçants ont peu de connaissances en informatique, ils ont toujours la possibilité de vendre ses produits en quelques minutes. Comme le cas de l’acheteur, le vendeur bénéficie aussi de la garantie de paiement sur la Marketplace. Vous n’aurez ainsi aucun souci en ce qui concerne les risques de fraude. La Marketplace : est-ce l’avenir du commerce mondial ? Il est évident que la Marketplace apporte des avantages indéniables que ce soit pour les vendeurs ou les clients. Divers types d’acteurs sont disponibles et ceux-ci permettent ainsi d’attirer plus de voyants. À l’avenir donc, la tendance de l’e-commerce deviendra de plus en plus évoluée. Les visiteurs deviendront nombreux sur Internet au fur et à mesure du temps. La place de marché apportera également des progrès comme le développement de mode de consommation et les services de consommation. Tous les jours, des millions de transactions sont effectuées sur les places de marché. Leur rôle est avant tout de mettre en avant les produits, le paiement et quelquefois la livraison. Elles permettent même de simplifier les transactions ainsi que la relation entre le vendeur et l’acheteur.

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