La facture n’est valable que si elle contient certaines mentions obligatoires. Dans le cas contraire, celui qui l’a délivré peut être frappé d’amende. En fonction de la vente conclue, ce document vous lie par certaines règles et obligations.
La facture est un document qui sert à prouver une opération commerciale. Il est surtout pris en considération sur le plan juridique.
En plus de matérialiser toute démarche financière, la facture constitue une pièce comptable. Elle sert aussi de preuve inhérente à la collecte et la déduction de la TVA sur le prix d’achat.
Lorsque deux professionnels concluent une vente, chacun doit avoir sa propre facture. Le document est édité en deux exemplaires et remis lors de la livraison de la marchandise ou à la fin de l’exécution d’un service. L’acheteur doit exiger sa facture au vendeur.
Il arrive que la facturation se fasse dans le cadre d’une vente entre un professionnel et un particulier. Le cas échéant, la délivrance d’une facture n’est exigée que dans les situations suivantes :
Dans d’autres situations, la remise d’un simple ticket de caisse suffit pour boucler une vente.
Il existe des règles qui régissent l’émission de factures dans le cadre des ventes en ligne. Un délai de rétractation, des modalités d’application et des garanties légales sont mentionnés dans la facture.
Dans le cas d’une prestation de services effectuée pour un particulier, il faut fournir une facture lorsque :
La facture est établie en double exemplaire : le client en reçoit l’original. On y retrouve généralement les mentions qui suivent :
La facturation est obligatoire dans certains domaines d’activités.
Elle concerne notamment les secteurs suivants : l’hôtellerie et la restauration, la location meublée, la construction de bâtiments, la vente d’équipements de maison, les dépannages par un garage, les services de déménagement, la copropriété, la comptabilité, les prestations sanitaires, les auto-écoles et les prestations topographiques.
Lorsqu’un professionnel est assujetti à la TVA et dispose d’un logiciel de caisse pour ses activités, son logiciel de caisse doit avoir un certificat de conformité délivré par son éditeur. Un organisme accrédité est aussi en mesure de délivrer une telle certification de conformité. Cette obligation est valable pour les systèmes de caisses permettant d’enregistrer des paiements dus aux ventes et aux prestations de services réalisées.
Si le logiciel de caisse n’a pas obtenu de certificat de conformité, l’utilisateur peut être soumis au paiement d’une amende de 7 500 €. Dès lors que cette non-conformité est constatée par les autorités compétentes, il est obligé de mettre son logiciel ( de gestion d’atelier par exemple) en conformité dans les 60 jours suivants l’amende.
La facture ne peut être valable que si elle contient certaines mentions, sous peine de payer une amende. Ces mentions sont notamment :
Si le cas se présente :
Si l’entreprise ne pose pas l’une de ces mentions obligatoires sur sa facture, elle risque :
Notez que la facture pro forma n’a pas de valeur juridique et comptable. Il s’agit juste d’un document provisoire qui atteste de l’existence de la conclusion d’un contrat d’achat. Dans la plupart des cas, c’est l’acheteur qui réclame ce type de pièce. La facture définitive est la seule pièce pouvant témoigner de l’achat ou la vente d’un produit ou d’un service.
La loi prévoit le délai de paiement de factures entre professionnels à 30 jours après l’exécution des services ou de la réception des marchandises. Les parties sont libres d’établir un délai de paiement plus long, sans que celui-ci ne dépasse les 60 jours à partir de la date de facturation.
Compte tenu de leur valeur comptable, les factures doivent être conservées 10 ans après leur délivrance. La version papier et la version électronique sont toutes les deux valables. Notons que depuis le 30 mars 2017, toute facture et pièce justificative en format papier peuvent être conservées sur un support informatique, du moment que celui qui les détient peut garantir leur reproduction à l’identique (article A102 B-2 du livre des procédures fiscales).
La transmission des factures par voie électronique a été rendue obligatoire pour les marchés publics (décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016). Cette obligation a été mise en vigueur depuis le 1er janvier 2020.
La facturation électronique est une technique qui s’est globalisée au fil du temps. Une telle mesure s’accompagne toutefois d’une obligation d’effectuer un e-reporting à l’administration fiscale en vue de transmettre les données.
L’avoir se définit comme le montant qu’un fournisseur ou un vendeur doit à son client dans les cas suivants :
Lorsque l’un de ces cas se produit, le fournisseur ou le vendeur remet à son client une facture d’avoir et en garde plusieurs exemplaires. Ce type de facture contient notamment :
La mention “avoir” ;
Les références de la facture d’origine ;
Le montant HT de la remise octroyée au client ;
La valeur de la TVA inhérente au prix d’achat.