Notes de frais : définition, conditions et remboursement

Une notion quasi inéluctable dans une entreprise, la note de frais permet aux employés ou aux chefs d’entreprise d’avoir le remboursement des frais. Ces derniers sont engagés par les salariés ou par les dirigeants pour améliorer leur activité professionnelle.

Étant donné le cas donc, il est important de rester vigilant et la gestion des notes de frais doit être bien réalisée. Et même si ce document est un peu libre dans sa forme, il est obligatoire de respecter quelques procédures fiscales, sociales et comptables. L’agence Legalstart pourra vous donner plus d’informations sur ce que c’est une note de frais.

C’est quoi exactement une note de frais ?

Comme il est déjà mentionné précédemment, la note de frais s’agit d’un document réalisé par le salarié ou le dirigeant d’entreprise. Il présente les dépenses liées aux besoins exigés par une activité professionnelle. Ainsi, l’objectif principal de cette note est d’obtenir la rétribution.

Prenons le cas d’une note de frais « frais de déplacement professionnel ». Ceci comprend plus précisément la note de frais en km, le frais de restaurant et d’hébergement. Le frais d’abonnement ainsi que celui de télétravail peuvent faire partie de cette note de frais.

Les autos entrepreneurs et les bénévoles font partie des concernées ?

• Selon la loi de 1901 relatives aux notes de frais et d’association, le remboursement des notes de frais des bénévoles est possible. Mais il faut faire attention pour que ces remboursements ne deviennent pas un acquittement d’un salaire déguisé. Le mieux c’est de respecter les barèmes de l’administration fiscale en tenant compte des coordonnées de bénévoles et le prix TVA.
• En ce qui concerne la note de frais destinée aux entrepreneurs, sachez que leurs frais professionnels ne peuvent pas être remboursés. Cette situation est causée par le fait qu’ils bénéficient déjà d’un abattement forfaitaire. Ce dernier est appliqué immédiatement sur leur capital, peu importe le montant réel de leurs charges.

En général, l’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise permet d’échapper à la gestion de ces notes de frais.

Un formalisme spécial pour une note de frais : c’est possible ?

D’après la loi relative à l’établissement des notes de frais, il n’y a aucun formalisme spécial pour cela. Autrement dit, chaque société est libre de mettre en place le modèle de note de frais correspondant à ses besoins. Vous pouvez même vous servir d’un exemple d’une note de frais comme le tableau Excel, etc.

Par contre, la note de frais doit contenir des informations plus détaillées :

• La date de caution de la dépense ;
• Nom de l’employé en question ;
• Description de la mission ;
• L’endroit destiné pour le déplacement ;
• Descriptif des frais par classes tels que le repas, le logis, etc.
• Les coûts engagés 
• L’indice de la TVA ;
• Les factures et les autres justificatifs.

Que faire pour bien qualifier les notes de frais des employés ?

La qualification des notes de frais des salariés se réalise à toutes les fins du mois. Cela se fait donc en même temps que le paiement du salaire des employés. D’ailleurs, la loi n’exige aucun délai pour le traitement de ces notes, mais il faut tout simplement que l’entreprise respecte un délai raisonnable. L’employé a la possibilité de solliciter une avance à son employeur si ce délai se justifie trop longtemps. Seulement, il est préférable d’utiliser cette avance lorsqu’il y a une dépense importante.

Il se peut donc que les notes de frais représentent une somme importante pour l’entreprise. En effet, la mise en place d’un système de vérification de ces notes s’avère importante. Elle vous permet en quelque sorte de bénéficier d’un gain de temps important et du processus de contrôle et de validation facile.

Remboursement des notes de frais : quelles sont les règles à suivre ?

Pour que la note de frais soit validée, il existe notamment des conditions à respecter. Les dépenses devront être équilibrées et destinées aux besoins de l’activité de la société.

Par la suite, la société pourra faire le choix entre le barème forfaitaire et le paiement des frais réels. Quel que soit le poste ou la catégorie professionnelle, le montant pour tous les employés restera dans ce cas-là identique.

Voici maintenant les règles relatives à chaque type de frais :

• Restaurant : pour cela, il est obligatoire d’accompagner la note des frais par celle du restaurant. Mais, il faut mentionner la date, la somme et leurs noms suivis de ses qualités doivent être affichés au dos. À part le repas d’affaires, les frais du restaurant sont entre autres des avantages en nature. L’entreprise doit aussi minimiser le nombre de repas à payer et en déduire du solde des Tickets-restaurant du salarié. Par ailleurs, un modèle de note de frais du restaurant existe chez nous.
• Indemnités kilométriques : la note de frais kilométriques peut être remboursée par les frais réels ou le forfaitaire. Seulement, il faut tout simplement que vous utilisiez le barème de l’administration fiscale. Celui-ci permet d’acquitter les dépenses engagées par un véhicule comme le carburant, l’entretien, l’usure et l’assurance. L’employé doit donc mentionner sur sa note de frais tous les renseignements concernant l’utilisation du véhicule. Ce sont la raison, les lieux du déplacement, le nombre de km réalisés, le montant des péages, les chevaux fiscaux. Toutes ces actions mentionnées en haut doivent être toujours suivies d’un certificat d’immatriculation.
• Hébergement : si le salarié ne regagne pas son domicile à cause de l’éloignement de sa maison, il bénéficiera d’un remboursement des frais d’hébergement. Cela peut être aussi à l’origine de la faible desserte par le transport en commun. Si c’est le cas, il aura toujours une indemnité d’hébergement remboursée par l’entreprise. Mais pour les autres types de frais, il est obligatoire de les facturer.
• Il ne faut pas oublier que ces notes doivent être toujours suivies de justifications. Cependant, l’employé peut procéder à un certificat sur l’honneur pour pouvoir profiter d’une note de frais qui serait manquée.

Les notes de frais : comment les gérer ?

Étant donné le cas, il est indispensable de bien gérer les notes de frais tout en suivant les étapes ci-après.

Régime social et fiscal

Pour gérer les remboursements de frais reliés à la fiscalité et au domaine social, il faut :

• Déduire les cotisations sociales selon les seuils effectués par l’administration et en cas d’excès, celui-ci sera résigné aux cotisations sociales ;
• Diminuer les cotisations sociales liées aux frais réels ;
• Déduire les frais du bénéfice taxable de la société suivant les seuils imposés par l’administration fiscale ;
• Diminuer les frais du bénéficiaire du paiement selon les seuils pressentis par l’administration fiscale. La somme reçue n’est pas taxable à l’impôt sur le revenu et les frais remboursés deviennent des intérêts en nature, c’est-à-dire imposables.

Notes de frais comptabilisées

La comptabilisation des notes de frais se réalise dans un journal des achats ou aussi un journal comptable de l’entreprise. Pour cela, il faut :

• Saisir le compte dans le journal des acquisitions ;
• Débiter les montants de charges ;
• Débiter le montant de TVA décompté si nécessaire ;
• Créditer le montant 467 de l’employé.

Pour une bonne gestion de comptabilisation des notes de frais et de l’entreprise, la solution SEVEN, logiciel de gestion de flotte automobile, pourra vous aider pour y arriver.