Qu’est-ce que la gestion de la flotte automobile ?

La gestion d’une flotte automobile est une mission complexe et stratégique pour toute entreprise qui détient un parc automobile. Cependant, le concept de gestion de flotte peut vite être flou et large. En vérité, il s’agit d’un métier à part entière et bien précis, qui comporte de nombreux enjeux. Mais en quoi consiste réellement la gestion de flotte automobile ? Quels sont les challenges du gestionnaire de flotte automobile ? Comment prévenir et gérer efficacement sa flotte ? Découvrez tout cela dans cet article complet.

En quoi consiste exactement la gestion de flotte automobile ?

Vous le savez, une flotte automobile est l’ensemble des véhicules dont dispose une entreprise : soit en propre, soit en ayant recours à la location de courte, moyenne ou longue durée. Dans le terme de flotte automobile sont inclus :

tous les véhicules équipés d’un moteur
- voitures
- VUL
- poids lourds
- motos
- engins de chantier
- VAE
solutions alternatives de mobilité
- vélo
- trottinettes

Les véhicules particuliers ou les utilitaires légers sont affectés aux collaborateurs afin d’assurer leurs déplacements professionnels, mais peuvent aussi être utilisés dans un cadre personnel. A partir de 10 véhicules, on peut appeler cela un parc automobile (ou une flotte automobile). Ces véhicules doivent être gérés, entretenus et suivis : c’est ce que représente la gestion de la flotte automobile. Selon la taille de la flotte automobile et de la stratégie de l’entreprise, cette gestion est assurée par un des membres des équipes administratives ou financières, ou bien par une entreprise spécialisée appelée fleeteur. La personne chargée de la gestion de la flotte d’entreprise est appelée “gestionnaire de flotte”. Il devra alors accomplir toutes les tâches relatives aux véhicules :

maintenance
entretien
utilisation des véhicules

Et ce durant toute la durée de vie des véhicules. La gestion de parc automobile est alors très complexe et demande une grande capacité d’organisation et de réactivité. La gestion de la flotte automobile, c’est trois aspects majeurs :

l’opérationnel, car il faut établir un choix approprié de modèles de véhicules et du volume nécessaire, rédiger la Car Policy, assurer le suivi des indicateurs de performance…
la finance : définir la méthode de financement des véhicules, gestions des contrats, suivi des coûts, choix et pilotage des fournisseurs
la sécurité : la maintenance des véhicules, la gestion des infractions, la sensibilisation à la sécurité routière, la prévention des risques…

Quel est l’objectif de la gestion de flotte automobile ?

Les principaux objectifs de la gestion de flotte automobile sont :

piloter : être aux commandes du parc de véhicules, garder un oeil sur le bon fonctionnement de la flotte, des flux de mouvements des véhicules, gérer l’intégralité des véhicules de leur entrée à la restitution ou à la vente
contrôler : garantir le bon fonctionnement, contrôler les dépenses, rester vigilant sur les événements passés et à venir, la maintenance, l’entretien, les éventuelles réparations, grâce à un tableau de bord ou un logiciel de gestion de flotte
maîtriser : limiter les dépenses, mener des actions pour réduire les coûts liés, prendre la main sur tous les véhicules et maîtriser leur environnement

Gestionnaire de flotte : un métier aux multiples challenges ?

Être gestionnaire de flotte, c’est également avoir la totale responsabilité du parc automobile. Le gestionnaire doit être assez polyvalent pour s’adapter à ce poste en constante évolution. Il doit également être doté d’une forte capacité de réactivité et d’adaptation. Les principaux enjeux de son poste sont :

Choisir, intégrer et renouveler les véhicules, selon la Car Policy et les coûts engendrés par le renouvellement de la flotte
Choisir l’énergie adaptée à l’entreprise et ses conducteurs : diesel, essence, électrique…
Assurer un suivi optimal de la maintenance des véhicules : révision, contrôle technique, remplacement des pneus, réparations…
Prévenir les risques : sensibiliser les collaborateurs aux risques routiers, suivre la maintenance du véhicule…
Optimiser et maîtriser les coûts : établir un budget, anticiper et optimiser les dépenses, faire un reporting
Se former et s’informer en permanence sur ses différentes compétences : l’environnement automobile, mais également les nouvelles technologies, méthodes de gestions ou transition énergétique…

Qui est chargé de la gestion d’une flotte automobile ?

Lorsqu’une entreprise décide de gérer sa flotte automobile, deux options existent :

Créer un poste en interne

Intégrer un gestionnaire de flotte automobile dans ses effectifs est un réel atout pour le pilotage du parc et son optimisation. Son rôle est déterminant et permet de :

maîtriser l’ensemble des processus de gestion du parc
avoir une expertise sur le parc automobile afin d’être plus agile sur son optimisation
gagner du temps, grâce à la connaissance des véhicules, ainsi que des employés : pour plus de flexibilité et de fluidité

Cependant, cela présente aussi quelques inconvénients :

contrôler et gérer l’ensemble des processus est complexe et chronophage
il faut prévoir de recruter d’autres collaborateurs pour aider le gestionnaire et augmenter l’investissement
il faut former le gestionnaire en permanence aux évolutions de son métier

Externaliser la gestion de son parc automobile

Concernant la gestion de votre flotte automobile, vous pouvez également externaliser cette tâche. Cela s’appelle plus communément le “Fleet Management”. En confiant la gestion de votre parc à un tiers, vous pouvez lui demander de :

Être l’intermédiaire entre vous et vos fournisseurs (loueurs, assureurs, etc.)
Être l’interlocuteur privilégié de vos collaborateurs
Vous apporter des conseils en fonction de vos besoins sur le choix de vos véhicules, prestataires, etc.
Vous accompagner dans le pilotage de l’ensemble des processus de gestion de votre parc
Analyser et vous donner des pistes d’optimisation des coûts liés à votre flotte
Vous apporter une vision globale et consolidée

Cela revêt de nombreux avantages pour votre entreprise :

Bénéficier des expertises métier de votre prestataire
Vous concentrer sur vos tâches à valeur ajoutée et le cœur de votre métier
Optimiser les coûts de sa flotte et le suivi des dépenses

Mais aussi quelques inconvénients :

Budget important lié à la sous-traitance de ces prestations
Perte d’autonomie dans la gestion quotidienne de son parc

Se doter d’un logiciel de gestion de flotte automobile peut être intéressant dans les deux cas. Un bon outil, comme le logiciel Seven, permet de répondre aux enjeux de la gestion du parc automobile, en permettant une gestion simplifiée, un gain de temps et d’efficacité, et également une maîtrise des coûts non négligeable, toujours en conformité avec les réglementations.

Comment gérer efficacement une flotte automobile ?

disposer de réelles qualités d’organisation et de rigueur
déterminer la Car Policy et gérer l’intégration et la sortie des véhicules
contrôler et optimiser les dépenses
surveiller les contrats arrivant à échéance ainsi que les maintenances
assurer la partie administrative
s’entourer des bons fournisseurs, assureurs, prestataires d’entretien, pétroliers, autoroutiers…
savoir négocier
garder un oeil constant sur son parc grâce à un logiciel performant
suivre les différents indicateurs : TVS, TCO, PRK… ainsi que la loi de roulage et les émissions de CO

Afin de mener à bien toutes ces missions, équipez-vous du meilleur outil de gestion de parc automobile. Spécifiquement conçu pour cette utilisation, le logiciel Seven est le meilleur allié des gestionnaires de flotte automobile. Il offre une vision globale de ses véhicules, tout en proposant l’intégration automatique des données, pour gagner en temps et en efficacité au quotidien.