Comment gérer et optimiser une flotte automobile ?
La gestion d’une flotte automobile, ce n’est pas si simple qu’il n’y parait ! Cette tâche stratégique reste complexe et doit prendre en compte une multitude de paramètres afin d’être optimisée. Il est primordial de faire des choix pertinents en fonction des différents besoins de l’entreprise et de ceux des collaborateurs.
Gestion de flotte automobile : définition et enjeux
Pour définir la gestion de la flotte automobile, il convient tout d’abord de faire le point sur ce qu’est réellement un parc automobile. Aussi appelé flotte, il représente l’ensemble des moyens de transport dont dispose une entreprise. L’entreprise met à disposition de ses employés ces moyens de transport dans le cadre de leur activité professionnelle. Elle se compose principalement de véhicules de fonction, de société, de service ou d’utilitaires. Cela peut parfois également être des deux-roues, des trottinettes ou des vélos. Gérer une flotte automobile implique plusieurs enjeux à connaître :
- optimiser la gestion de son parc automobile afin d’organiser et de préparer la flotte. Faire une stratégie en amont est absolument indispensable pour son bon fonctionnement.
- réduire les coûts, comme le carburant, l’entretien et la maintenance, les péages, ou encore l’assurance. Il est utile d’avoir une vision d’ensemble de ces coûts afin de les anticiper ou de les réduire.
- être à jour avec la réglementation en vigueur : encore une fois, les entreprises doivent faire face à de nombreuses réglementations et décrets qui concernent les flottes automobiles tant sur le plan fiscal que sur le plan environnemental. La veille doit être permanente sur ce sujet.
Qui est chargé de la gestion d’une flotte automobile ?
Lorsqu’une entreprise décide de gérer sa flotte automobile, deux options existent :
Créer un poste en interne
Intégrer un gestionnaire de flotte automobile dans ses effectifs est un réel atout pour le pilotage du parc et son optimisation. Son rôle est déterminant et permet de :
- maîtriser l’ensemble des processus de gestion du parc
- avoir une expertise sur le parc automobile afin d’être plus agile sur son optimisation
- gagner du temps, grâce à la connaissance des véhicules, ainsi que des employés : pour plus de flexibilité et de fluidité
Cependant, cela présente aussi quelques inconvénients :
- contrôler et gérer l’ensemble des processus est complexe et chronophage
- il faut prévoir de recruter d’autres collaborateurs pour aider le gestionnaire et augmenter l’investissement
- il faut former le gestionnaire en permanence aux évolutions de son métier
Externaliser la gestion de son parc automobile
Concernant la gestion de votre flotte automobile, vous pouvez également externaliser cette tâche. Cela s’appelle plus communément le “Fleet Management”. En confiant la gestion de votre parc à un tiers vous pouvez lui demander de :
- Être l’intermédiaire entre vous et vos fournisseurs (loueurs, assureurs, etc.)
- Être l’interlocuteur privilégié de vos collaborateurs
- Vous apporter des conseils en fonction de vos besoins sur le choix de vos véhicules, prestataires, etc.
- Vous accompagner dans le pilotage de l’ensemble des processus de gestion de votre parc
- Analyser et vous donner des pistes d’optimisation des coûts liés à votre flotte
- Vous apporter une vision globale et consolidée
Cela revêt de nombreux avantages pour votre entreprise :
- Bénéficier des expertises métier de votre prestataire
- Vous concentrer sur vos tâches à valeur ajoutée et le cœur de votre métier
- Optimiser les coûts de sa flotte et le suivi des dépenses
Mais aussi quelques inconvénients :
- Budget important lié à la sous-traitance de ces prestations
- Perte d’autonomie dans la gestion quotidienne de son parc
En savoir plus :Se doter d’un logiciel de gestion de flotte automobile peut être intéressant dans les deux cas. Un bon outil, comme le logiciel Seven, permet de répondre aux enjeux de la gestion du parc automobile, en permettant une gestion simplifiée, un gain de temps et d’efficacité, et également une maîtrise des coûts non négligeable, toujours en conformité avec les réglementations.
Comment gérer une flotte automobile grâce à un pilotage méthodique ?
Pour une gestion parfaite de votre flotte automobile, voici quelques points utiles à prendre en compte :
- Construire un parc automobile adéquat et de façon pertinente :
- le choix du mode de financement
- l’attribution des véhicules
- le choix des véhicules
- Entretenir et sécuriser sa flotte automobile
- l’entretien des véhicules à prioriser
- la gestion des sinistres
Heureusement, vous pouvez gérer tous ces points directement depuis votre logiciel de gestion de flotte automobile Seven, qui regroupe toutes les démarches et les tâches à effectuer au quotidien pour gérer votre parc.
