La signature électronique : un outil devenu incontournable

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  • Post published:14 novembre 2022
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Depuis la crise du Covid-19, les déplacements sont devenus limités et le télétravail s’est démocratisé. Les technologies ont permis de signer des documents à distance afin d’assurer la continuité des différentes administrations. Cette signature à distance s’avère même essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise.

À la demande d’Universign, quelques recherches ont été menées en janvier 2021 par YouGov sur le recours à la signature électronique en France. Il en ressort que 26 % des entreprises françaises ont opté pour cette solution depuis la propagation du coronavirus dans le monde. 49 % d’entre elles se servent de la signature électronique en vue de parapher des documents inhérents à des ventes. 41 % préconisent cette méthode pour signer les paperasses circulant au sein des ressources humaines.

L’application de cette nouvelle technique de numérisation est toutefois inégale au sein des entreprises. 41 % des PME ont adopté la signature électronique, contre 53 % des ETI. Pour les TPE, le taux d’utilisation de cette solution est limité à 25 % seulement. Pourtant, la signature électronique n’est pas difficile à mettre en œuvre, sans oublier son coût qui est adapté à tous les budgets.

La signature électronique est une  fonctionnalité proposée par Seven VO notre logiciel de gestion automobile.

Définition de la signature électronique

Il s’agit d’une solution technologique permettant de signer des documents électroniques et d’en garantir l’intégrité. Ce mécanisme fonctionne par analogie de la signature manuscrite de l’auteur du document. Sur le plan légal, il possède la même valeur qu’une signature manuscrite. À la différence de cette dernière, la signature électronique n’est pas visuelle, mais s’apparente plutôt à un ensemble de caractères.

La signature électronique peut être manuscrite, c’est-à-dire dessinée par le signataire. Si la signature a été scannée, elle ne possède pas la même valeur légale qu’une signature manuscrite ou électronique. En d’autres termes, elle n’exprime pas forcément la volonté de l’auteur.

Lorsque le niveau de sécurité de la signature électronique est élevé, on parle alors de signature numérique. Ce type de signature est considéré comme plus qualifié. Il se sert d’une sorte de chiffrement appelé PKI afin d’identifier les signatures à partir d’une signature dans un document préalablement signé. Cette identification permet donc de sécuriser le document signé.

La signature électronique poursuit deux objectifs majeurs :

  • Faire en sorte que le document garde son intégrité depuis sa consultation jusqu’à sa signature ;
  • Identifier l’auteur de la signature pour confirmer qu’il s’agit bien de lui ;
  • Prouver que le signataire a donné son consentement.

Elle est caractérisée par :

  • Son authenticité : le signataire est clairement identifié à l’aide de sa signature ;
  • Son intégrité : il est difficile de falsifier une signature électronique ;
  • Son caractère unique : il est impossible de réutiliser la signature électronique sur un autre document ;
  • Sa permanence : une fois apposée sur un document, la signature électronique n’est plus modifiable ;
  • Son incontestabilité : le signataire ne peut retirer sa signature électronique ou la contester.

Les contacts physiques ne sont plus utiles depuis l’apparition de la signature électronique. Cette dernière permet de signer des documents en un rien de temps. Son existence contribue à la continuité des tâches administratives des entreprises, puisqu’elle permet notamment de signer :

  • Des factures ;
  • Des contrats de travail ;
  • Des devis ;
  • Des bons de commande ;
  • Des mandats ;
  • Des compromis de vente ;
  • Des pièces comptables ;
  • Des documents juridiques ;
  • Des actes authentiques, etc.

Pourquoi recourir à la signature électronique ?

La signature électronique fait gagner du temps, mais aussi en productivité. Son existence profite aussi bien au destinataire qu’à l’expéditeur. Cette solution permet de :

  • Échanger des documents en toute simplicité via un ordinateur ou un smartphone ;
  • Signer des documents en quelques secondes à peine. Ceux-ci peuvent aussi être paraphés en même temps dans le cas de contrats à plusieurs pages ;
  • Avoir à sa disposition la liste des signataires du document en vue de relancer ceux qui n’ont pas encore signé si besoin est ;
  • Sécuriser les transactions en ligne et les données dématérialisées ;
  • Économiser sur l’achat de papiers, d’imprimantes et d’encre ainsi que sur les frais d’envoi et de déplacements ;
  • Automatiser les traitements de dossiers une fois la signature électronique effectuée ;
  • Garder une bonne gestion des démarches administratives courantes tout en gagnant du temps et en améliorant la productivité de l’entreprise ;
  • Faciliter les échanges entre l’entreprise et ses salariés et/ou clients.

Dans le cadre de la transformation numérique d’une entreprise, la signature électronique constitue un élément crucial à la base. Elle offre l’opportunité de revoir et d’améliorer le fonctionnement de la structure sous tous les angles. La plupart des logiciels de signature électronique sont compatibles avec de nombreux outils numériques. 

Leur utilisation modifie le mode de travail en interne, mais aussi la relation avec les clients. Y recourir contribue à l’amélioration de votre image vis-à-vis de vos clients et à distinguer votre entreprise de vos concurrents.

Que vaut la signature électronique sur le plan juridique ?

L’article 1366 du Code civil prévoit que : « la signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite sur papier, à condition que le signataire soit formellement identifié à travers cette marque. Elle garantit l’intégrité du document signé et l’identité de son auteur. »

Dans l’Hexagone comme dans tous les pays de l’Union européenne, la signature électronique est équivalente à la signature manuscrite. Le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 précise que seule la signature électronique qualifiée peut avoir la même force probante qu’une signature manuscrite. Ce type de signature électronique est le seul valable dans le cadre d’une commande publique.

Depuis le 1er juillet 2016, le recours à la signature électronique a été légalisé. Celle-ci est soumise à des règles uniformes sur tout le territoire de l’UE.

Cette réglementation européenne divise les signatures électroniques en trois catégories : le standard, l’avance et le qualifié. Une signature électronique est considérée comme avancée ou qualifiée lorsque son recours est assisté par un tiers de confiance. Ce dernier est le plus souvent l’éditeur du logiciel de signature électronique. Il atteste la fiabilité d’une signature électronique devant les autorités en confirmant l’identité des signataires. L’intervention de ce prestataire se révèle particulièrement utile pour les entreprises. De plus, celui-ci se conforme à la Réglementation européenne sur la Protection des Données lorsqu’il témoigne.

Quels sont les types de signatures électroniques ?

l’eIDAS prévoit les critères de choix du type de signature électronique : l’usage et l’importance du document à signer. Une fois le document signé, le signataire n’aura pas la possibilité de contester la force probante de l’acte signé et, par conséquent, son engagement. Dans le cas d’une signature électronique avancée ou qualifiée, toute contestation sera impossible. De ce fait, il convient de bien sélectionner le niveau de sécurité qui répond à vos besoins.

La signature électronique de niveau standard

Vous apposez votre signature électronique manuscrite en tapant le code secret de votre code de crédit ou en signant un document via un appareil électronique. Ce type de signature peut être scanné et apposé sur un document, puis envoyé par mail. Le niveau standard est attribué à une signature numérique.

La signature électronique de niveau standard n’est pas totalement sécurisée, puisque sa valeur juridique est faible. Les documents signés ne sont pas sûrs, car l’identité du signataire ne peut être confirmée. En revanche, ce type de signature peut être utilisé comme une ébauche de preuve par écrit. Son objectif est de faciliter les processus administratifs de l’entreprise, notamment pour signer divers documents comme les accusés de réception, les commandes ou encore des autorisations.

La signature électronique de niveau avancé

Ce type de signature électronique est plus courant chez les entreprises. Le signataire dispose d’une clé privée lui permettant de signer à lui seul ses documents. La signature électronique de niveau avancée :

  • Confirme l’identité du signataire ;
  • Relie la signature apposée à son auteur ;
  • Sécurise le document signé.

Les parties téléchargent souvent leurs pièces d’identité numérisées sur la plateforme du logiciel de signature électronique. Par la suite, le prestataire s’occupe du contrôle et de l’authentification de la signature.

En réalité, la signature électronique avancée est la plus connue. Son utilisation est courante dans la signature de factures dématérialisées, de contrats de travail, de compromis de ventes d’immeubles ou encore de contrats d’assurance vie. Mais pour utiliser ce type de signature électronique, il faut posséder un certificat conforme à la norme eIDAS.

La signature électronique qualifiée

C’est un type de signature électronique de haut niveau. C’est aussi le plus sûr en matière juridique. Pour apposer une signature électronique qualifiée, il faut :

  • Valider l’identité du signataire en amont (à distance ou en présence des parties selon les contextes) en faisant appel à un prestataire en certification électronique ;
  • Disposer d’une clé de signature : il s’agit d’un dispositif permettant de créer une signature électronique. Ce gadget s’apparente à une clé USB ou à un smartphone. Il est utilisé par les personnes physiques. Pour l’entreprise, il est donc attribué à son dirigeant ou à son représentant légal.

Le Code civil estime que la signature électronique qualifiée ou signature numérique possède la même force probante qu’une signature manuscrite.

Une signature qualifiée n’est pas facile à réaliser : elle requiert certaines techniques et coûte plus cher. Elle est destinée à la signature de documents qui nécessitent une authentification. C’est par exemple le cas des actes d’officiers publics (notaires, huissiers…) et des documents liés aux marchés publics (factures, appels d’offres…).

Ce type de signature ne peut être réalisé que par ceux qui possèdent un certificat de signature électronique et un dispositif de signature électronique adéquat.

Mode de fonctionnement d’une signature électronique avancée

Ce type de signature s’effectue sur la présence d’un tiers de confiance, puisqu’il permet de signer des documents importants comme un contrat de vente immobilière ou un contrat de location. Le tiers de confiance est une personne habilitée à procéder à l’authentification de documents. Il contribue au renforcement de la sécurité juridique du document signé. Ce prestataire habilité peut agir de différentes manières en fonction de ses compétences et du mode de fonctionnement qui lui est propre. 

La signature avancée s’apparente à une sorte d’achat en ligne : l’authentification s’effectue par la validation d’un code secret par message. Voici le processus à suivre :

  • Se connecter à la plateforme en ligne du tiers de confiance : il faut généralement s’inscrire sur le site avant de se connecter. Puis, le site attribue une clef électronique permettant d’apposer une signature qualifiée.
  • Importer les documents à faire signer en versions PDF, Word ou autres.
  • Prendre contact avec les signataires et recueillir leurs coordonnées.
  • Recevoir un mail de notification pour effectuer la signature électronique du document. Les signataires reçoivent généralement un code par SMS pour renforcer la sécurité de leurs signatures.

Les techniques de signature électronique

Il est possible d’effectuer la signature électronique de documents en utilisant les outils adéquats.

France Num

France Num propose Oodrive sign comme activateur. Il s’agit d’une solution de signature électronique abordable. Son offre d’entrée coûte à partir de 9,90 € HT/mois et inclut 5 signatures. Vous pouvez payer 1,99 € HT de plus pour chaque signature supplémentaire effectuée. Pour ceux qui recherchent une offre plus complète, d’autres propositions sont avancées par France Num sur devis. Les solutions Oodrive sign sont compatibles avec tous les outils de gestion de documents utilisés par sa clientèle.

Sur le marché de la signature électronique française figure aussi LiveConsent. Cet acteur propose une offre basique à partir de 7 € mensuels. Son offre complète est accessible à 19 € seulement. Son interface a l’avantage d’être facile à utiliser. Cette solution peut être reliée au site web, aux applications ou aux logiciels du client à l’aide d’une API.

D’autres plateformes de signature électronique

Lex Persona a également prévu des offres en matière de signature électronique. Sa solution gratuite, Lex Community, est accessible au grand public et n’est pas limitée dans le temps. Ce portail offre la possibilité à tous de signer des documents numérisés à l’aide d’une signature électronique qui jouit d’une forte valeur juridique. Sa fonction d’authentification France Connect est d’ailleurs reconnue pour sa fiabilité. Lex Persona est une plateforme fiable, car les données recueillies sont hautement sécurisées. Pour déployer une signature électronique conformément au système d’information de l’entreprise, la plateforme propose Lex Entreprise.

Yousign n’est pas en reste face à ces autres solutions de signature électronique. Proposant des tarifs abordables, cette plateforme met à la disposition de ses utilisateurs des fonctionnalités de base et des offres plus évoluées. Ses prix varient de 9 € mensuels à 11 € par mois sans abonnement selon la durée de l’offre.

Sur le marché américain de la signature électronique, Docusign n’est plus à présenter. Simples d’utilisation, ses fonctionnalités sont personnalisables. Cet outil propose la solution France Connect. Il est habilité par l’ANSSI pour la signature électronique qualifiée. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est populaire auprès des notaires. L’offre basique sur cette plateforme est de 9 € par mois. Elle permet de signer 5 documents durant le mois. En souscrivant au forfait standard, l’utilisateur dispose d’un droit de signature illimité.

Pour une consommation sous forme de crédits, UniverSign est une référence. Ce logiciel français propose un mode de facturation à la carte sans aucun engagement. Le tarif de base est de 49 € HT pour 25 signatures. L’offre à 899 € vous permet de réaliser 500 signatures.

Docaposte / Maileva a développé « Signer en ligne », une plateforme dédiée à la signature électronique. À partir de 49 € mensuels, vous avez accès à la plateforme et à un système de circuit de signature. Chaque circuit coûte entre 1,20 et 1,45 €. L’offre consiste à acheter des circuits. Avec cette offre basique, l’accès aux fonctionnalités de la plateforme est donné à 3 utilisateurs.

Sur le marché français, Docage propose des fonctionnalités complètes en matière de signature électronique. En utilisant cette plateforme, vous avez droit à la création de formulaires en recueillant les informations personnelles de vos clients. Ces dernières seront intégrées dans le document à signer. Cet outil est accessible à petit prix : l’abonnement coûte 4,9 € HT. Chaque transaction coûte 0,75 € par signataire et 0,50 € par signataire supplémentaire.

Sur la solution belge connective, vous avez accès à des options de signature électronique standard, avancée ou qualifiée. Le mode d’identification des signataires a été perfectionné, de manière à simplifier leur identification. Parmi ses solutions d’identification figure France Connect. 20 millions de Français se servent de cette fonctionnalité afin de faciliter la connexion aux services en ligne mis en place par le gouvernement français.

La société néerlandaise SignRequest propose une plateforme de signature électronique capable de s’intégrer aux logiciels d’entreprises comme Google Drive, Zapier ou Dropbox. Sa solution gratuite permet la signature de 10 documents par mois. Ses offres payantes vont de 7 € à 12 € et offrent la possibilité de signer un nombre illimité de documents.

Comment archiver les documents signés numériquement ?

Toute entreprise se doit de conserver ses documents de format papier ou électronique. Lorsqu’un document a été signé, cela signifie qu’il est important sur le plan juridique. Il convient donc de l’archiver, puisqu’il peut être requis en cas de litige. La loi a établi des règles d’archivage propres aux documents d’entreprise. Dans certains cas, des délais de prescription s’appliquent pour permettre aux autorités de contrôler les documents signés et archivés.

L’intégrité des documents électroniques ne doit pas être négligée, d’où la nécessité d’établir un système d’archivage performant et efficace. De cette façon, ceux-ci ne risquent pas de s’altérer au fil du temps. La signature électronique doit être préservée afin de garantir leur fiabilité. La conservation de fichiers de preuve, des documents qui ont servi à la conclusion de la transaction, s’avère nécessaire. Ces fichiers peuvent être un certificat de signature par les parties, un horodatage, etc.).

De nombreux prestataires en signature électronique mettent à la disposition de leur clientèle un système d’archivage électronique. Cette solution peut être proposée par défaut ou en option selon le prestataire. Le délai de conservation des documents signés est limité à 10 ans pour les solutions par défaut. Cette période peut être prolongée en souscrivant à une nouvelle offre. Certes, 10 ans sont la durée standard en archivage électronique, mais ce délai peut ne pas être conforme aux obligations des entreprises. 

Il se peut par exemple que la durée de conservation effective soit de 10 ans à partir de la fin d’exécution du contrat, alors que les parties ont conclu un archivage de 10 ans à compter de la signature du document.

Dans ce cas de figure, il vaut mieux récupérer les documents numérisés et signés dans le système d’archivage ou sur le serveur de l’entreprise.