Comment planifier sa journée de travail ?

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  • Post published:10 novembre 2022
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Dans le domaine professionnel, il est essentiel de savoir planifier ses programmes de travail. Le fait de bien structurer sa journée et de formaliser des repères est aussi indispensable pour la gestion de votre temps. La planification de la journée de travail est bénéfique non seulement pour vous, mais également pour vos coéquipiers.

Les raisons de planifier votre journée de travail

La planification de la journée de travail permet bien évidemment d’apporter de nombreux avantages. Les intérêts obtenus par une planification méticuleuse sont :

  • Le gain de temps ;
  • Le gain en efficacité ;
  • Le gain d’énergie ;
  • La diminution du stress ;
  • Plus de disponibilité pour ses coéquipiers ;
  • La meilleure gestion pour des imprévus.

Les meilleures habitudes à pratiquer au quotidien

Pour mieux organiser le programme du travail, il est conseillé d’appliquer quelques méthodes. Ce sont :

  • Chaque matin, accorder un quart d’heure pour faire le point de votre journée de travail. Et n’oubliez pas de jeter un coup d’œil aussi pour celle du lendemain ;
  • Disposer toujours un plan de journée pour ne pas oublier le programme journalier ;
  • S’organiser de manière rigoureuse et essayer de suivre votre planning ;
  • Mettre à jour votre planning et valider également les activités réalisées comme les tâches et les rendez-vous ;
  • Rester sereinement en cas de travail qui demande de la tranquillité ;
  • Garder le calme lorsque vous effectuez des tâches relatives au management ;
  • Être disponible en cas d’imprévu ;
  • Classez les tâches par ordre d’urgence et d’importance, mais pour cela, il est important d’utiliser, par exemple, la matrice d’Eisenhower.

Planifier efficacement sa journée : comment faire ?

Étant donné le cas, la planification d’une journée de travail demande des techniques et des savoir-faire. Pour avoir plus de rentabilité, vous ainsi que vos collaborateurs devrez planifier efficacement votre journée tous les jours.

Analyser vos journées chaque semaine

Pour planifier la journée de travail, la première chose à faire, c’est de notifier la manière dont on emploie son temps. L’étude ne se limite pas sur une journée, mais surtout sur une semaine. L’objectif principal est d’avoir une vision plus lointaine et plus précise pendant ce temps-là. Pour cela donc, il faut :

  • Évaluer la charge de travail réalisable au quotidien ;
  • Identifier les travaux les plus productifs ;
  • Déterminer les temps perdus

Créer un planning qui met en avant les tâches prioritaires

Quand vous avez fini d’analyser les tâches, leur positionnement dans un seul et même planning est important. Mais il faut dans ce cas-là prioriser le degré de priorité mentionné dans le point suivant.

Prioriser efficacement

Le degré d’importance et d’urgence de chaque tâche est essentiel à déterminer pour organiser votre journée de travail efficacement. Vous pouvez vous servir de la matrice d’Eisenhower pour bien évaluer la journée.

La matrice d’Eisenhower permet d’arranger et de positionner intelligemment les tâches suivant deux axes, c’est-à-dire importance et urgence. Raison pour laquelle, elle offre une représentation plus claire du travail :

  • Les missions importantes et pressantes ;
  • Les missions importantes, mais non pressantes ;
  • Les missions non importantes et pressantes ;
  • Les missions non importantes et non pressantes.

Regrouper les travaux similaires

Les intervalles de temps durant lesquels vous avez effectué un même type de travail doivent être définis. Il est possible de réserver, par exemple, deux ou trois heures pour le traitement des emails. Pendant ces temps-là, il faut aussi faire des appels téléphoniques, mettre à jour son agenda, ordonner ses dossiers, etc.

Le fait de répondre aux courriels à chaque fois qu’ils se présentent peut-être quelquefois efficace et source de tranquillité d’esprit. Mais cela pourra perturber la concentration et les réflexions surtout lors de la réalisation d’un projet complexe. C’est pourquoi aussi, il est conseillé de mettre en mode silencieux les téléphones et les tablettes. Les notifications des courriels doivent être mises en silence et la ligne téléphonique doit être basculée vers un autre poste.

Exécuter les tâches petit à petit

Pour une meilleure planification de la journée de travail, il est recommandé de travailler petit à petit. Évitez de travailler en même temps sur de nombreux dossiers  et de passer au projet suivant sans finir le précédent. Le mieux, c’est de réaliser les tâches une par une pour plus d’efficacité et de rapidité. Bien terminer une tâche planifiée avant d’effectuer la suivante est important à respecter, sauf en cas d’urgence.

Donner du temps à ses tâches

La réalisation des tâches que ce soit sur un agenda ou d’autres demande  plus de durée. Ce genre d’habitude qui peut rarement se confirmer plus difficile qu’il n’y paraît.

Pour ne pas gaspiller du temps, le temps destiné à chacun des éléments de son to-do-list ne doit pas être sous-estimé ou surestimé. L’important aussi, c’est de savoir administrer les interruptions et ne pas accepter si nécessaire.

Une autre méthode efficace appelée Pomodoro existe  et permet de se concentrer activement sur un travail durant 25 minutes sans penser à d’autres.

Garder en tête ses objectifs personnels

D’après la méthode SMART, il est essentiel de se fixer des objectifs personnels et de les notifier dans un agenda. Cette méthode est une excellente manière de bien organiser ses journées de travail. En dehors du fait de garder en tête, il faut également mentionner vos objectifs dans un agenda quotidien. Cela permet de rendre les objectifs plus visibles et d’avoir ses propres motivations.

Organiser les imprévus

Quel que soit l’aspect d’une organisation personnelle, un imprévu pourra toujours surgir à n’importe quel moment. Il peut même renverser le programme que nous avons planifié pour notre journée de travail. Pour éviter les problèmes, il est conseillé de garder des plages horaires dans son agenda. En cas d’imprévu, ses heures seront destinées à vos coéquipiers qui en ont besoin. De cette manière, l’emploi du temps ne sera pas désorganisé et l’urgence sera bien gérée efficacement.

Prendre une pause après quelques heures de travail

Au fur et à mesure du travail, il est important de prendre l’air entre deux travaux exécutés. Si, par exemple, on a passé intensément deux heures de travail, il faut accorder du temps de pause. Cela permet de redonner de la force et de l’énergie avant de passer aux tâches suivantes.

Savoir limiter les choses et déléguer

Il est excellent de vouloir gérer soi-même le travail pour être un bon manager. Seulement, il faut être compétent pour déléguer les tâches  au meilleur moment à une personne habile. Cela n’empêche quand même sa demande de conseils ou de sous-traitement d’un élément qu’il ne sache pas exactement. Déléguer de manière efficace et savoir ses limites sont deux choses essentielles à maîtriser.

Gérer les éléments perturbateurs  et les autres distractions

Diverses notifications peuvent nuire à la productivité, à savoir les courriels, les réseaux sociaux, les messages, etc. Pendant la journée de travail, la mise des sons sur off permet de se concentrer efficacement sur la tâche actuelle.

Quand une urgence apparaît, la prioritaire, c’est de bien gérer les émotions pour éviter de submerger dans la situation et de devenir incapable.

Petite astuce : garder un peu de temps dans la journée de travail  juste pour consulter et pour traiter les mails, les messages, etc.

Faire preuve de rigueur pendant la journée de travail

Être rigoureux durant sa journée de travail est le dernier conseil, mais non négligeable. Mais cette rigueur doit être accompagnée aussi par le respect de sa disposition.

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