7 fondements contre Excel pour son planning de location de voiture

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  • Post published:5 août 2022
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Le planning de location de véhicule est un outil indispensable pour toute société de location de voitures, qui permet d’avoir une vision claire de votre parc automobile à tout moment afin d’y inscrire les réservations, les réguler, les supprimer.

  Facile à configurer, largement utilisé et personnalisable, à première vue l’outil semble parfait pour gérer son planning. Donc, comme beaucoup d’autres, vous utilisez probablement Excel pour vos projets de location.

  Certes, mais plus votre flotte de véhicules grandit, plus les mises à jour mettent du temps, plus il est difficile de trouver des informations importantes et ce qui complexifie vos processus. alors, nous allons vous présenter 7 fondements contre l’utilisation Excel pour son planning de location de voiture

Excel n'est pas conçu pour créer un planning

Sur Excel, vous pouvez utiliser la fonction SUMIF par exemple, pour effectuer des calculs complexes ou combiner des données numériques. Dans cette situation votre agenda google sera sûrement plus utile, il est impossible de suivre votre calendrier de location Excel car traiter du texte, des catégories de véhicules, des références, des dates, des prix en même temps pour ensuite afficher un agenda  de location de voiture est déjà plus compliqué.

Possibilité d’erreur

Rien n’égale le fait de mettre à jour manuellement la base de données pour générer des problèmes et des erreurs. Vous payez le prix de zéros supplémentaires, d’une saisie incorrecte ou de fautes de frappe dans des formules qui remettent en question la fiabilité des diverses feuilles de calcul Excel.

La collaboration en temps réel est impossible

Par exemple, contrairement à Google Sheets, les feuilles de calcul Excel ne peuvent être modifiées que par un seul utilisateur à la fois (sauf si vous avez un abonnement Microsoft 365 qui vous permet de collaborer) si vous souhaitez collaborer plus efficacement. Cela signifie que même la moindre mise à jour par un employé vous obligera à créer une version supplémentaire du fichier. Assurez-vous également que la version finale contient la dernière entrée de réservation (et partagez-la avec toute l’équipe !). Quiconque veut des données fiables en temps réel sera déçu.

Soyez prudent lors de l'enregistrement du fichier

Lorsque vous travaillez sur un fichier Excel et que soudainement votre ordinateur décide de redémarrer (ou pire, il plante), alors que votre planning commençait à prendre forme. Si vous avez déjà rencontré cette situation, vous savez probablement qu’il est très peu probable que votre travail soit enregistré.

Difficile d’accès en déplacement

La planification de la location de voiture est un peu comme votre Bible. C’est l’un des documents clés pour la prise de décision et l’organisation des entreprises de location. Par conséquent, pouvoir consulter à tout moment depuis son smartphone ou sa tablette est un avantage indéniable. C’est possible, notamment dans les applications mobiles Excel, mais en réalité le tableur ne répond pas et ne s’adapte pas aux différents écrans. Ensuite, vous devez faire défiler intensément pour zoomer / dézoomer pour obtenir un aperçu global du calendrier de réservation.

Aucune synchronisation

Une invention géniale: la synchronisation, qui permet de de mettre à jour automatiquement la base de données après des actions effectuées sur un autre appareil (mobile, ordinateur, tablette), ou inversement… Malheureusement, la gestion locale des horaires de location de voitures à partir d’Excel sur votre bureau n’est pas fiable.

De même pour la synchronisation avec des applications tierces qui sera aussi impossible

Par exemple, si le moteur de réservation de votre site est connecté à votre planning, vous pouvez automatiquement :           

  • Supprimer un véhicule réservée de votre site Web 
  • *Remettre le véhicule en ligne en cas de changement d’horaire ou d’annulation de la location.

 Ce qui vous permet un bénéfice de temps incontestable.

Aucune fonction dédiées à la gestion d’un agenda de location de voiture

Excel présente de nombreux avantages mais il est clair que ce n’est pas un outil créé pour la gestion des plannings de location de voitures.

de nombreuses fonctionnalités importante sont absentes sur Excel, mais présente sur Seven

Faire des offres personnalisées aux clients fidèles qui louent une voiture pour des déplacements professionnels. C’est possible, mais seulement si vous utilisez un outil CRM de location de voitures (et non Excel) capable de suivre avec précision le parcours de votre client et de mettre en place une communication coordonnée à chaque étape du processus.

Pour gérer efficacement votre flotte, obtenez un aperçu clair de votre réservation. Nous recommandons un véritable outil de planification plutôt qu’un tableur. pour une meilleure visualisation des emplacements vides pour optimiser l’activité commerciale et réduire le coût des véhicules non loués .

Automatisez et fixez intelligemment les tarifs. De nombreuses variables entrent dans le prix de location, telles que la catégorie de véhicule, la saisonnalité (haute et basse saisons) ou la période de location (plus c’est long, moins c’est cher). Avec Excel, vous devez chaque jour, modifier manuellement le prix de dizaines de véhicules ou plus. Souhaitez-vous modifier un devis ou une facture contenant des informations sur le client ? En dehors d’apprendre Excel comme un pro et de savoir créer des macros, il est plus simple d’utiliser un outil de gestion des plannings qui se relie directement à votre logiciel de facturation…

  Un logiciel de gestion de flotte comme SEVEN offre des fonctionnalités intelligentes de planification de location de voitures telles que :

  • l’accès à tout moment et de façon optimale à votre calendrier
  • l’automatisation des actions liées aux réservations (édition de devis et de factures, envoi automatisé, mise à jour de l’inventaire en ligne et des tarifs).
  • La synchronisation les données de réservation en temps réel